Directia de Evidenta a Persoanelor Bihor

 

Direcţia de Evidenta a Persoanelor Bihor are următoarele atribuţii principale:

a)  actualizează, utilizează şi valorifică Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor;
b) furnizează, în cadrul Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Populaţiei, date necesare pentru actualizarea registrului naţional de evidenţă a persoanelor;
c) coordonează şi controlează metodologic activitatea serviciilor publice comunitare locale;
d) controlează modul de gestionare şi de întocmire a registrelor de stare civilă şi a listelor electorale permanente de alegător;
e) asigură emiterea certificatelor de stare civilă, a cărţilor de identitate şi a cărţilor de alegător;
f) gestionează resursele materiale şi de dotare necesare activităţii proprii;
g) ţine evidenţa şi păstrează registrele de stare civilă, exemplarul 2 şi efectuează menţiuni pe acestea, conform comunicărilor primIte.
h) monitorizează şi controlează modul de respectare a prevederile legale în domeniul asigurării protecţiei datelor referitoare la persoană.

 

I. Serviciul de  Evidenţă a Persoanelor este compus din trei compartimente, după cum urmează:
- Compartimentul Regim Evidenţă
- Compartimentul Ghişeu Unic
- Compartimentul Protecţie şi Valorificare Date cu Caracter Personal

A) Compartimentul Regim Evidenţă are următoarele competenţe:
a) organizează, planifică, coordonează şi controlează metodologic activitatea de soluţionare a cererilor de eliberare a cărţilor de identitate şi de alegător de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor;
b) verifică condiţiile în care s-au eliberat acte de identitate ca urmare a declinării unei identităţi false ori modalităţile de contrafacere a actelor de identitate şi informează conducerea Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor propunând şi măsuri în domeniul prevenirii acestor situaţii;
c) formulează propuneri juridice precum şi pentru modernizarea aplicaţiilor informatice, în vederea reducerii intervalului de timp necesare eliberării actelor de identitate, în scopul diminuării birocraţiei şi al optimizării relaţiei cu publicul;
d) asigură măsurile necesare conservării şi exploatării evidenţelor manuale, deţinute de serviciile publice comunitare locale, în conformitate cu prevederile legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează acest domeniu;
e) monitorizează calitatea informaţiilor cu care este actualizat Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor şi formulează propuneri în vederea optimizării aplicaţiilor informatice;
f) colaborează cu structurile subordonate Inspectoratului General al Poliţiei Române ori cu alte structuri ale Ministerului Internelor şi Reformei Administrative pentru realizarea atribuţiilor comune;
g) asigură semnarea la solicitarea conducerii, în cadrul reprezentării, a documentelor emise de către Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Bihor;
h) ţine evidenţa, actualizează şi utilizează Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor;
i) coordonează şi controlează metodologic operaţiunile efectuate la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor din judeţ de către persoanele cu atribuţii privind evidenţa persoanelor şi consemnează constatările efectuate într-un proces verbal de control;
j) în situaţii deosebite, preia şi verifică de la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor dosarele pentru eliberarea cărţilor de identitate şi a cărţilor de identitate provizorii;
k) înscrie în Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor stabilirea domiciliului sau a reşedinţei persoanelor de pe teritoriul judeţului;
l) constată contravenţiile şi aplică sancţiunile prevăzute de O.U.G. nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români cu modificările şi completările ulterioare;
m) asigură activitatea de consiliere juridică şi de redactare a cererilor cu caracter juridic în domeniile de competenţă;
n) coordonează soluţionarea cererilor cetăţenilor de acordare a codului numeric personal;
o) asigură înscrierea în registrele de evidenţă a persoanelor a menţiunilor de schimbare a domiciliului în străinătate sau din străinătate în România;
p)coordonează activitatea de punere în legalitate cu acte de identitate a persoanelor de etnie romă şi a minorilor aflaţi în dificultate;
r) asigură activitatea de pregătire continuă a personalului de evidenţă a persoanelor de la nivelul serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor;
s) coordonează activitatea de înfiinţare de servicii publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor la nivelul unităţilor administrative-teritoriale asigurând pregătirea profesională de specialitate a personalului nou încadrat;
ş) asigură soluţionarea petiţiilor pe probleme specifice şi urmăreşte rezolvarea acestora în termenul legal;
t) desfăşoară alte activităţi prevăzute de legislaţia în vigoare;
ţ) întocmeşte şi expediază prin compartimentul secretariat - relaţii publice corespondenţa de profil;
u) asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului din documentele rezultate din activitatea de profil.
B) Compartimentul Ghişeu Unic are următoarele atribuţii principale:
a) coordonează şi controlează metodologic activitatea de primire a cererilor şi de eliberare a documentelor în cadrul ghişeului unic de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor;
b) primeşte cererile şi documentele necesare eliberării actelor de identitate pentru rezolvarea unor situaţii deosebite, pentru testarea şi cunoaşterea aplicaţiilor ori urmărirea modului de funcţionare a tehnicii din dotare şi actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor;
c) colaborează cu structurile subordonate Centrului Naţional de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenţa Persoanelor, ale Direcţiei Generale de Paşapoarte, ale Direcţiei Regim Permise de Conducere şi Înmatriculare a Vehiculelor, pentru realizarea sarcinilor comune, precum şi în scopul optimizării activităţii specifice;
d) asigură soluţionarea petiţiilor pe probleme specifice şi urmăreşte rezolvarea acestora în termenul legal;
e) formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, completarea şi modificarea metodologiilor de lucru, extinderea ori restrângerea unor sfere de activitate;
f) asigură activitatea de consiliere juridică şi de redactare a cererilor cu caracter juridic în domeniile de competenţă;
g) asigură activitatea de redactare de opinii juridice cu privire la aspectele legale ce privesc activitatea de profil;
h) înscrie în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor stabilirea domiciliului sau a reşedinţei persoanelor de pe teritoriul judeţului;
i) asigură activitatea de verificare a legalităţii actelor cu caracter juridic şi administrativ ce însoţesc cererile primite spre soluţionare;
j) centralizează şi transmite, Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor situaţiile statistice şi rapoartele de analiză întocmite lunar şi trimestrial de către serviciile publice comunitare locale, referitoare la principalele activităţi desfăşurate în domeniul eliberării actelor de identitate;
k)întocmeşte lunar, trimestrial şi anual analiza activităţii de profil desfăşurată la nivel propriu;
l)constată contravenţii şi aplică sancţiuni în domeniul de competenţă.
m)asigură constituirea fondului arhivistic operativ ţi neoperativ al compartimentului din documentele rezultate din activitatea de profil.
n)întocmeşte şi expediază prin compartimentul secretariat - relaţii publice corespondenţa proprie;
C) Compartimentul Protecţie şi Valorificare Date cu Caracter Personal are următoarele atribuţii principale:
a) efectuează verificări pe linie de evidenţa persoanelor la cererea autorităţilor publice, instanţelor judecătoreşti, parchetului, poliţiei sau altor autorităţi precum şi la cererea persoanelor fizice sau juridice;
b) valorifică datele din Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor;
c) monitorizează şi controlează modul de respectare a prevederilor legale în domeniul asigurării protecţiei datelor referitoare la persoană;
d) controlează modul de întocmire şi de gestionare a listelor electorale permanente;
e) comunică, la cerere, unei persoane fizice sau juridice date privind domiciliul ori reşedinţa altei persoane fizice cu consimţământul scris al persoanei vizate , în afară de cazurile în care există un temei legal justificat, caz în care consimţământul nu mai este necesar;
f) monitorizează şi controlează activitatea de înscriere în registrele de evidenţă a persoanelor a menţiunilor operative privind interdicţia de a fi sau de a părăsi o localitate, precum şi interzicerea dreptului de a alege sau a fi ales în cadrul procesului electoral;
g) colaborează cu structurile subordonate Inspectoratului General al Poliţiei Române ori cu alte structuri ale Ministerului Internelor şi Reformei Administrative pentru realizarea atribuţiilor comune;
h) constată contravenţii şi aplică sancţiuni în domeniul de competenţă.
i) asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului din documentele rezultate din activitatea de profil.
j) asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate sau confidenţiale;
k) întocmeşte şi expediază prin compartimentul secretariat - relaţii publice corespondenţa proprie;

II. Serviciul de Stare Civilă are următoarele compartimente:

A) Compartimentul Transcrieri - Schimbări Nume are următoarele atribuţii:
a) primeşte de la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor dosarele de transcriere a certificatelor de stare civilă procurate din străinătate;
b) verifică modul de întocmire de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor a dosarelor de transcriere a certificatelor de stare civilă procurate din străinătate;
c) dacă dosarele de transcriere comunicate sunt incomplete le transmite serviciului public comunitar local pentru completare;
d) întocmeşte raportul ca urmare a verificării dosarelor de transcriere şi le înaintează la Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor pentru aprobare;
e) analizează cererile şi dosarele privind solicitarea dobândirii sau schimbării numelui pe cale administrativă, precum şi opoziţiile făcute;
f) solicită, dacă este cazul, completarea dosarului privind dobândirea sau schimbarea numelui pe cale administrativă cu extrase uz oficial de pe actele de stare civilă (naştere, căsătorie, deces) ale solicitantului;
l) întocmeşte referatele şi proiectele de dispoziţie cu propuneri de aprobare sau respingere, după caz, a dobândirii sau schimbării numelui pe cale administrativă;
g) respinge la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor de la domiciliul solicitantului dosarul privind dobândirea sau schimbarea numelui pe cale administrativă, cu indicaţiile corespunzătoare;
h) comunică la Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor – Serviciul Coordonare, Sprijin şi Îndrumare pe linie de Stare Civilă, un exemplar al dispoziţiei de aprobare a schimbării numelui pe cale administrativă, în vederea actualizării evidenţei centrale a schimbărilor de nume în sistem informatizat;
i) în cazul admiterii cererii de schimbare a numelui pe cale administrativă, pentru persoanele care figurează cu antecedente penale comunică un exemplar de pe dispoziţia de aprobare a schimbării numelui la Direcţia Cazier Judiciar – Statistică şi Evidenţe Operative din cadrul Inspectoratului General al Poliţiei Române;
j) în cazul admiterii cererii de schimbare a numelui pe cale administrativă, pentru persoane cu statut de cetăţean român cu domiciliul în străinătate, comunică un exemplar de pe dispoziţia de aprobare a schimbării numelui la Direcţia Generală de Paşapoarte;
k) în cazul admiterii cererii de schimbare a numelui pe cale administrativă, pentru persoanele care figurează în evidenţele cazierului fiscal, un exemplar de pe dispoziţia de aprobare a schimbării numelui se comunică Direcţiei Generale a Finanţelor Publice judeţeană a locului de domiciliu a solicitantului;
m) vizează pentru legalitate dispoziţiile Preşedintelui Consiliului Judeţean prin care se aprobă sau se respinge, după caz, dobândirea sau schimbarea numelui pe cale administrativă;
n) primeşte deciziile privind aprobarea sau respingerea, după caz, a dobândirii sau schimbării numelui pe cale administrativă şi le comunică serviciilor publice comunitare locale de la domiciliul solicitantului;
o)înscrie dosarele privind solicitarea schimbării numelui persoanelor fizice pe cale administrativă în situaţia statistică a direcţiei;
o1) acordă asistenţă de specialitate serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor pe linia transcrierii actelor de stare civilă procurate din străinătate şi a schimbări numelui pe cale administrativă;
p) oferă informaţii de specialitate persoanelor fizice sau juridice, în cadrul programului de relaţii cu publicul;
r) asigură soluţionarea, în termen legal, a petiţiilor cetăţenilor, inclusiv a celor referitoare la activitatea şi comportamentul personalului din cadrul compartimentului;  
s) asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului, din documentele rezultate din activitatea de profil;
ş) îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege sau de alte acte normative sau încredinţate de preşedinte, vicepreşedinţi, secretarul general al judeţului precum şi de conducerea direcţiei.
t)îndrumă şi coordonează activitatea de transcrieri de certificate de stare civilă şi schimbări de nume de pe teritoriul judeţului pe baza graficului de control întocmit Serviciul de Stare Civilă din cadrul Direcţiei;
ţ)întocmeşte trimestrial şi anual analiza activităţii de profil desfăşurată în judeţ;
u)îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege sau alte acte normative.
v)asigură constituirea fondului arhivistic operativ şi neoperativ al compartimentului din documentele rezultate din activitatea de profil.
x)întocmeşte şi expediază prin compartimentul secretariat - relaţii publice corespondenţa proprie;

B) Compartimentul Regim Stare Civilă are următoarele atribuţii:

1. îndrumă şi coordonează activitatea serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor din judeţ pentru aplicarea corectă a legilor, a hotărârilor Guvernului, a hotărârilor Consiliului judeţean şi a hotărârilor consiliilor locale pe linie de stare civilă;
2. îndrumă şi coordonează, conform Metodologiei nr. 1/1997 pentru aplicarea unitară a dispoziţiilor Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, activitatea de stare civilă din judeţ;
3. asigură pregătirea continuă de specialitate a personalului de profil din cadrul unităţilor administrativ-teritoriale din judeţ;
4. asigură asistenţă juridică consiliilor locale, la solicitarea acestora, pe bază de împuternicire juridică, în materie de stare civilă, autoritate tutelară şi protecţie socială;
5. îndrumă şi controlează, în baza graficului de control aprobat de secretarul judeţului, activitatea de înregistrare a actelor şi faptelor de stare civilă, precum şi modul de soluţionare a lucrărilor de stare civilă întocmite, inclusiv gestiunea certificatelor de stare civilă;
6. comunică anual la Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor graficul de control pe linie de stare civilă;
7. urmăreşte modul de soluţionare a deficienţelor constatate şi consemnate în procesul verbal de control având ca finalitate îndreptarea erorilor din cuprinsul actelor de stare civilă;
8. acordă asistenţă juridică de specialitate serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor din judeţ în întocmirea acţiunilor de rectificare, anulare, completare şi modificare a actelor de stare civilă şi a menţiunilor înscrise pe marginea acestora, conform Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, modificată şi completată;
9. efectuează controale tematice, precum şi verificări periodice privind gestiunea certificatelor de stare civilă la oficiile de stare civilă de pe raza judeţului;
10. constată contravenţiile şi aplică sancţiunile prevăzute de Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, modificată şi completată;
11. propune sancţionarea delegaţiilor de stare civilă de la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor din judeţ în a căror activitate s-au constatat deficienţe;
12. primeşte, verifică şi distruge certificatele de stare civilă greşit completate şi anulate, trimise de serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor din judeţ;
13. întocmeşte situaţii statistice periodice, precum şi analizele semestriale, privind volumul activităţii de stare civilă din cadrul judeţului, pe care la înaintează  Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor;
14. urmăreşte punerea în legalitate cu certificate de naştere a persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, centralizează periodic rezultatele obţinute;
15. întocmeşte şi trimite lunar şi trimestrial situaţiile privind principalii indicatori ai activităţii de stare civilă precum punerea în legalitate a etnicilor romi, a „copiilor străzii” şi a minorilor asistaţi în unităţi de protecţie socială;
16. colaborează cu instituţiile Direcţiei de Sănătate Publică şi cu maternităţile, pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor a căror identitate nu este cunoscută sau, în cazul în care se constată acest lucru, pentru stabilirea cu operativitate a identităţii acestora;
17. primeşte şi verifică dosarele privind solicitarea căsătoriei cu dispensă de vârstă sau grad de rudenie;
18. dacă cererea este întemeiată, întocmeşte referatul şi proiectul de dispoziţie cu propunere pentru încuviinţarea căsătoriei cu dispensă de vârstă sau grad de rudenie;
19. vizează pentru legalitate dispoziţiile preşedintelui Consiliului Judeţean prin care se încuviinţează căsătoria cu dispensă de vârstă sau grad de rudenie;

ş) organizează instruirea ofiţerilor de stare civilă pentru perfecţionarea pregătirii profesionale atât din aparatul propriu cât şi de la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor pentru clarificarea tuturor problemelor ridicate cu ocazia dezbaterilor principalelor prevederi ale actelor normative pe linie de stare civilă;

1. comunică Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor planul de desfăşurare a instructajelor şi eventualele modificări care intervin;
2. avizează cererile de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă;
3. efectuează controale la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor pe linia asigurării securităţii documentelor de stare civilă cu regim special, în vederea prevenirii cazurilor de dispariţie a unor registre sau certificate de stare civilă în alb;
4. informeazã Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor şi participă la verificările ce se efectuează în cazul dispariţiei certificatelor de stare civilă în alb;
5. asigură prezenţa unui reprezentant la predarea-primirea gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcţie a ofiţerilor de stare civilă sau când, din diferite motive, ofiţerul de stare civilă trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile;
6. colaborează cu serviciile de poliţie judiciară şi criminalistică pentru clarificarea situaţiei persoanelor cu identitate necunoscută;

z) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii, în scopul realizării         operative şi de calitate a atribuţiilor de serviciu;
za) oferă informaţii de specialitate persoanelor fizice sau juridice, în cadrul programului de relaţii cu publicul;
zb) asigură soluţionarea, în termen legal, a petiţiilor cetăţenilor, inclusiv a celor referitoare la activitatea şi comportamentul personalului din cadrul biroului;  
zc) centralizează şi întocmeşte situaţii statistice, precum şi sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor;
zd) asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate sau confidenţiale;
ze) asigură constituirea fondului arhivistic al compartimentului din documentele rezultate din activitatea de profil;
zf) face propuneri cu privire la stabilirea necesarului de registre şi certificate de stare civilă pentru a fi solicitate la timp de la Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor;
zg) înaintează propunerile privind necesarul de stare civilă Serviciului Administrativ şi se îngrijeşte de aprovizionarea serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor cu imprimate şi formulare auxiliare necesare desfăşurării activităţii de stare civilă;
zh)întocmeşte şi expediază prin compartimentul secretariat - relaţii publice corespondenţa proprie;
zi)  îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege sau de alte acte normative sau încredinţate de preşedinte, vicepreşedinţi, secretarul general al judeţului precum şi de conducerea direcţiei.

C) Compartimentul Menţiuni - Eliberări de Certificate de Stare Civilă are următoarele atribuţii:
a) preia, gestionează şi verifică listele de coduri numerice personale precalculate comunicate de către Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor;
b) distribuie în teritoriu la serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor listele de coduri numerice personale precalculate şi urmăreşte modul de atribuire şi înscriere a coduri numerice personale în actele de stare civilă;
c) primeşte, actualizează, păstrează şi gestionează registrele şi opisele de stare civilă exemplarul II comunicate de oficiile de stare civilă locale, asigurând securitatea şi conservarea acestor documente;
d) păstrează şi ţine evidenţa registrelor de stare civilă exemplarul II, a lucrărilor de stare civilă ce le aparţin şi a certificatelor de stare civilă în alb;
e) asigură, în condiţiile legii, reconstituirea prin copiere  a registrelor de stare civilă pierdute sau distruse parţial sau total, după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise;
f) primeşte comunicările de menţiuni de la oficiile de stare civilă locale, precum şi de la Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor pe care le înregistrează în registratura proprie, curentă şi specială;
g) înscrie pe marginea actelor de stare civilă, din registrele exemplarul II, menţiunile privind modificările survenite în statutul civil al persoanelor, comunicările fiind clasate în vederea arhivării;
h) identifică actele de stare civilă vizate, întocmeşte şi eliberează extrase pentru uzul oficial solicitate de către organele în drept (instanţe judecătoreşti, parchet, poliţie, notari publici, primării etc.), cu respectare dispoziţiilor legale în materie;
i) asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului, din documentele rezultate din activitatea de profil;
j) îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege sau de alte acte normative sau încredinţate de preşedinte, vicepreşedinţi, secretarul general al judeţului precum şi de conducerea direcţiei;
k)întocmeşte şi expediază prin compartimentul secretariat - relaţii publice corespondenţa proprie;